Dokumentenverwaltung vs. Inhaltsverwaltung: Was ist der Unterschied?

Dokumentenmanagement vs. Content Management: Was ist der Unterschied?

Die Technologie ist an einem Punkt angelangt, an dem Maschinen viel für uns denken und tun können –
ohne dass wir es überhaupt merken. Weltweit verwenden wir Computerprogramme und Software zur
täglichen Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Verwaltung riesiger Datenmengen. Während dieser
Prozesse hören wir oft die Begriffe Dokumentenmanagementsystem (DMS) und [Enterprise] Content
Management (ECM). Diese werden manchmal austauschbar verwendet und tragen zur Verwirrung bei,
da sie sehr unterschiedlich sind. Der beste Weg, um zwischen den beiden zu unterscheiden, ist, daran zu
denken, dass nicht alle Inhalte gleich sind.

Definieren wir sie

Content Management: (Enterprise) Content Management (ECM) ist ein zentraler Hub, in dem
Dokumente und andere Informationen gespeichert werden, von wo aus sie nach Bedarf verwaltet und
verteilt werden können.
 
Dokumentenverwaltung: Ein Dokumentenverwaltungssystem ist ein Computersystem zur Suche und
Speicherung elektronischer Dokumente – und befindet sich im größeren Bereich der Inhaltsverwaltung.

Inhalt ist alles

Inhalt bezieht sich auf alle Informationen oder Daten, die zur Durchführung der täglichen Aktivitäten in
der Organisation beitragen. Diese Daten können entweder von Menschen oder Computern generiert
werden und sind entweder strukturiert (wo sich die Dokumentenverwaltung befindet) oder
unstrukturiert – was alles und alles andere beinhaltet. Versuchen Sie, den Inhalt als eine riesige

Bibliothek anzusehen – alles von digitalen Hi-Tech-Dateien bis hin zu Low-Tech-Exemplaren einer lokalen
Zeitung und jedem Dokument dazwischen.

Unstrukturierte vs. strukturierte Daten

Der größte Teil dieser “Bibliothek” besteht aus unstrukturierten Daten. Bestehend aus Bildern,
Symbolen und Infografiken, Branding, Audio- und Videomaterial, Wetterkarten, Social-Media-Inhalten
und E-Mails – die Liste ist nahezu endlos und kann ohne das richtige System nur schwer gefunden und
gesucht werden.

Strukturierte Daten dagegen bestehen meistens aus Zahlen, Buchstaben, Datumsangaben oder
Währungen, so dass sie leicht auffindbar und für einen Dokumentenmanagementansatz besser geeignet
sind.

Was ist der Unterschied?

Content ManagementDokumenten-Management
– Kann beide unstrukturiert behandeln
und strukturierte Daten
– Besser geeignet, damit umzugehen
unstrukturierte Daten
– Am besten für den Umgang mit
strukturierte Daten
InhaltUnterlagen
Meistens gemacht aus
unstrukturierte Daten:
– Branding
– Bilder
– Icons und Infografiken
– E-Mails
– Textdateien, z.
– Präsentationen
Strukturierte Daten:
– Dokumente
– Schwer zu suchen
Structured data
Normalerweise nur Text:
– alphabetisch, z. Namen, Nachnamen, Beschreibungen
– numerisch: z. Produkt,
Bankkonto oder Telefon
Zahlen
– Termine
– Währung
Leicht durchsuchbar
Unterabschnitt des Inhalts

Zugang ist der Schlüssel

Es ist wahrscheinlich am schwierigsten, auf unstrukturierte Daten zuzugreifen, und sobald sie sich in der
relevanten Bibliothek der Organisation befinden, kann es fast unmöglich sein, sie zu finden. Wenn Sie
eine Bibliothek aus dem echten Leben besuchen, ist der Bibliothekar die beste Person, um etwas zu
fragen. In der virtuellen Bibliothek besteht der Trick darin, die richtige Vorlage und das Digital Asset
Management-System zu verwenden, um Zugriff auf die relevanten Daten zu erhalten.

Und hier tritt Templafy ein – oder bekommt eher Add-In

Templafy ist eine Software as a Service (SaaS) -Lösung, die als Microsoft Office-Add-In verwendet
werden kann. Es handelt sich um ein Vorlagen- und Digital Asset Management-System, das einen
einfachen Zugriff auf Geschäftsdokumentvorlagen, Textausschnitte, Bilder, Logos usw. in der Microsoft
Office-Suite und / oder Google Docs bietet. Sie ist Cloud-basiert und kann von jedem im Unternehmen
aus aufgerufen werden, auch wenn sie sich an einem anderen Bürostandort oder in einem anderen Land
befinden. Benutzer können markengerechte, konforme und konsistente Dokumente, Präsentationen
und E-Mails erstellen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob es sich um die richtige oder
die neueste Version handelt.

Vielseitigkeit hilft auch

Die Templafy-Lösung ist außerdem vielseitig einsetzbar und lässt sich in
Dokumentenverwaltungssysteme wie iManage integrieren, in denen Benutzer ihre neu erstellten
Markendokumente, Präsentationen, E-Mails usw. organisieren, freigeben und speichern können. Sie
können dann schnell Informationen aus einem oder mehreren dieser Dokumente erhalten und
verwenden Sie diese Informationen in einem anderen, zB suchen Sie nach Bestellnummern, die dann
zum Auffüllen einer neuen Vorlage verwendet werden können.